「経費で使ったのに領収書をなくした…」「そもそも領収書をもらえなかった」——フリーランスなら誰もが一度は困る場面です。結論から言うと、領収書が無くても、事実を証明できれば経費にできることが多いです。この記事では、領収書の代わりになるものと、最終手段の「出金伝票」までを整理します。
領収書がなくても経費にできる？
経費として認められるかどうかは、「領収書があるか」よりも「事業のための支出だと事実で示せるか」が本質です。領収書は“証拠のひとつ”にすぎません。だから、領収書が無くても他の記録で支払いの事実を示せれば経費にできるのが基本です。
とはいえ、証拠が何も残っていないと、税務調査などで否認されるリスクは上がります。「代わりの記録を残す」「メモを添える」を習慣にしましょう。
領収書の代わりになるもの
次のようなものは、支払いの証明として役立ちます。
- レシート：宛名が無くても、日付・店名・品目・金額が分かるので有効。
- クレジットカードの利用明細：いつ・どこで・いくら払ったかが残る。事業用カードに分けておくと証明がラク。
- 銀行の通帳・振込記録：口座振替や振込で払ったもの。
- メール・Webの購入履歴・注文確認：ネット購入やサブスクの控え。スクリーンショットでも可。
- 請求書・納品書：取引先とのやり取りの記録。
これらをレシート・領収書と同じように保存しておけば、領収書が無くても十分に説明できます。
どうしても記録がないとき「出金伝票」
ご祝儀・香典、割り勘の飲食、自動販売機やコインパーキングなど、領収書もレシートも出ない支払いもあります。その場合は「出金伝票」を作って記録します。出金伝票に書くのは次の4点です。
- 日付（いつ）
- 支払先・相手（誰に）
- 金額（いくら）
- 内容・目的（何のために）
出金伝票は市販のものや会計ソフトの機能で作れます。ただし、出金伝票はあくまで最終手段。多用すると信ぴょう性が下がるので、まずは代わりの記録を残すのが基本です。
そもそも領収書がもらえない・不要なケース
電車やバスなどの公共交通機関の運賃は、1件が少額で領収書が出にくいものです。こうした3万円未満の交通費などは、帳簿（交通費精算のメモ）で対応できるとされています。ICカードの利用履歴を印刷・保存しておくと安心です。勘定科目の付け方は勘定科目一覧も参考に。
よくある質問（FAQ）
Q. 領収書を再発行してもらえる？
A. 店舗によっては再発行やレシートの控えを出してもらえることがあります。まずは購入先に相談を。
Q. 宛名が「上様」や空欄でも大丈夫？
A. 事業の支出だと説明できれば、宛名が無くても経費にできることが多いです。ただし高額なものは正式な宛名をもらうほうが安全です。
Q. レシートと領収書、両方いる？
A. どちらか一方で構いません。二重計上を避けるため、同じ支払いで両方を経費にしないよう注意しましょう。詳しくはレシート・領収書の保存で。
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※本記事は2026年時点の一般的な内容をまとめたもので、税務アドバイスではありません。証憑の取り扱いは状況により判断が異なる場合があります。心配な場合は税務署や税理士にご確認ください。